Sandefjord kommune – med stødig hånd på GDPR-roret

Sandefjord kommune lever opp til sin visjon ”Sammen fremover” også innenfor sine digitale satsninger. Helt fra sammenslåingen med kommunene Andebu og Stokke i 2017 har det vært en tydelig satsing på digitalisering innenfor alle virksomhetsområder.

Smart-by satsningen har resultert i ”Innbyggerappen” med siste nytt om aktiviteter i nærområdet og meldinger fra kommunen og Norges smarteste gate med store, interaktive og tilpasningsvennlige skjermer, smart belysning, gratis trådløst internett og ladestasjoner for mobiltelefoner i benker. Også for kommunens om lag 5500 ansatte er digitaliseringen i full fart fremover. Ikke bare svarer Tore-på-kontoret ansatte på det de lurer på, bruken av Iconfirm har åpnet for økt digital samhandling på kryss og tvers innen personvern og dokumentasjonsforvaltning/arkiv.

Samarbeidet mellom Sandefjord kommune og Iconfirm har brakt kommunen over fra store og tunge Excel-dokumenter til digital samhandlingsplattform. Der det tidligere var vanskelig å vedlikeholde informasjonen og etterleve GDPR, og krav til kommunens dokumentasjonsforvaltning etter arkivregelverket, har man nå full oversikt over den store og komplekse systemporteføljen.

Det siste året har personvernombud, sikkerhetsansvarlig, IT-ansvarlig og arkivansvarlig i Sandefjord kommune hatt mulighet til å vedlikeholde informasjon i samme system, gjøre gjenbruk av opplysninger og sikre konsistent informasjon på tvers.

Nå har også nøkkelpersoner i kommunalområdene og representanter for leverandørene fått tilgang til sine systemer i Iconfirms oversikt for å ajourholde informasjonen. Det er de som best vet hva systemene blir brukt til og hvordan de er bygget opp. Med direkte vedlikehold spares mye ad-hoc rapportering og dobbeltarbeid.

Personvern i kommunal sektor

Som alle offentlige organer er også Sandefjord kommune underlagt GDPR. Datatilsynet har uttalt at i takt med en generell økende bevissthet rundt personopplysninger i befolkningen, vil forventningene til at kommunen behandler personopplysninger korrekt øke. Samtidig er innbyggernes tillit og kommunens omdømme kritisk for effektiv digitalisering.

Kommunene samler store datamengder som, ved rett bruk, også kan benyttes til å skape gode innbyggertjenester fremover. Mange kommuner samhandler med innovative teknologibedrifter for utvikling og introduksjon av gode løsninger. Det er for eksempel stor interesse for bruk av velferdsteknologi. Samtidig er både kommunene og leverandørene underlagt prinsippene i GDPR. Det betyr blant annet at kommunene må ha god styring og kvalitetssikring ved anskaffelser og dokumentasjon av risikovurderinger. I tillegg stilles det strenge krav til kommunene om dokumentasjon av egen virksomhet, prinsippet om lagringsbegrensning må samtidig måles opp mot krav til arkiv.

Iconfirm har sørget for at vi har en robust løsning som dekker våre behov innenfor GDPR, IKT og arkiv.
Sondre Andersen, IT-sjef og leder for smartby Sandefjord kommune

Full oversikt med systemregister

Systemregisteret i Iconfirm er en sentral brikke for å bevare overblikket. Sandefjord har fokus på å sikre innbyggerne gode digitale tjenester og er aktive på mange områder. Det betyr også en mengde ulike systemer der det behandles personopplysninger i. Pr i dag inneholder Sandefjords GDPR-protokoll om lag 200 ulike systemer.

Gjennom systemregisteret har Sandefjord nå muligheten til å koble og utveksle informasjon om systemene, og bruken av disse, mellom de operative enhetene og likevel ha sentral oversikt. Da kan man luke ut systemer som overlapper hverandre for å løse samme oppgave.

Dokumentsenteret

I forbindelse med sammenslåingen av de tre kommunene ble det etablert en sentralisert arkivtjeneste, Dokumentsenteret, som har ansvaret for de digitale og fysiske arkivene. Dokumentsenteret skal bidra til gode rutiner for dokumentasjon og arkivering, og være et kompetansemiljø for hele kommunen.

Dokumentsenteret bærer det overordnede ansvaret for kommunens totale dokumentasjon, uavhengig av mediet det er skapt på, eller oppbevares i. På denne måten sikrer kommunen dokumentfangst og ivaretakelse av arkivregelverket. Den nye sak og arkivløsningen blir på denne måten også en viktig del av kommunens samlede internkontrollsystem.

Iconfirm – også for dokumentasjonsforvaltning og arkiv

Arkivforskriften og Riksarkivarens forskrift inneholder bestemmelser om dokumentasjon av elektroniske systemer. Disse sier at en kommune skal ha en fullstendig og oppdatert systemoversikt med beskrivelser som dokumenterer alle elektroniske systemer som registrerer, behandler og lagrer kommunens arkivdokumenter.

I samarbeid med Dokumentsenteret har Iconfirm tilpasset systemregisteret slik at det ikke bare dekker Sandefjord kommunes GDPR-behov, men også arkivområdets lovpålagte plikter. Løsningen er i tillegg tilpasset slik at den møter Arkivverkets nye veileder for systemoversikt. Dokumentsenteret er da sikre på at de har en oppdatert oversikt over alle steder hvor det skapes arkivdokumentasjon, og har et verktøy for videre oppfølging opp mot systemeier/systemansvarlig.

For kommunalområdene spares det tid ved å kun forholde seg til et systemregister hvor informasjonen skal vedlikeholdes. Konsistens mellom arkiv og kommunalområdene gir høy kvalitet på informasjonen og tjenestene som leveres til innbyggerne.

Med systemregisteret i Iconfirm var forberedelsene, og gjennomføringen, av tilsynet fra Arkivverket mye enklere.
Morten Thorvaldsen, arkivrådgiver i Sandefjord kommune

Kommunal samhandling i praksis

Systemregisteret og behandlingsprotokollene er sentrale komponenter i personvernprinsippet om ansvar i personvernforordningen. For Sandefjord kommune binder disse hele organisasjonen sammen. Hvis uhellet er ute kan man umiddelbart respondere på avviket og krav til eventuell rapportering.

Innføringen av Iconfirm har også bidratt til å utvikle nye rutiner for anskaffelser. Før et nytt system anskaffes og tas i bruk skal risikovurderinger dokumenteres og systemregisteret i Iconfirm oppdateres. Informasjonen som legges inn danner underlaget for en databehandleravtale for valgte leverandør. Dette vil forenkle forvaltningen av avtaler og sikre konsistent dokumentasjon.

Iconfirm gjør det enklere for Sandefjord kommune å etterleve personvernreglene og å ha oversikt og kontroll. I tillegg er Iconfirm et godt verktøy for intern dokumentasjon der de enkelte etater vil få et effektivt administrativt verktøy i hverdagen ved at all nødvendig informasjon som er lovpålagt for arkiv er samlet på samme sted. I stedet for to forskjellige registre, er nå systemregisteret i Iconfirm navet i kommunens personvernarbeidet som de kan jobbe videre ut fra.

Les mer om: Kommunal samhandlingsplattform for personvern